Comment ranger son bureau en entreprise ? en télétravail ? en mobilité ?


Bien ranger son espace de travail permet d’avoir une meilleure visibilité, une meilleure respirabilité, une meilleure fluidité et une meilleure concentration. Alors pourquoi ne pas s’y mettre ? Quelles sont les priorités ?

Ranger son bureau en entreprise

Le bureau

L’idéal est d’avoir un espace de travail bien rangé, propre et épuré. Une station d’accueil favorise une centralisation des équipements et permet de cacher les câbles. Les solutions sans-fil permettent de réduire les câbles. Il ne faut pas oublier l’ergonomie : une souris ergonomique, un tapis de souris voire un repose-poignet ergonomique. Il est important de régler à la bonne hauteur la chaise, voire le bureau, et avoir les écrans à hauteur des yeux.

L’imprimante individuelle

Une imprimante individuelle peut prendre trop de place sur un bureau individuel. Il faut l’éloigner au maximum du « plan »  de travail, afin de favoriser de l’espace pour soi et pour ses interlocuteurs.

De surcroît, le fait de partager une imprimante à plusieurs économise l’électricité et la place. Une imprimante laser est plus économique qu’une jet d’encre pour les volumes importants d’impressions un appareil multifonction (imprimante + photocopieur + scanner) consomme jusqu’à 50% de moins que les 3 appareils qu’il remplace.

Les fournitures accessibles et rangées par thème

Il est nécessaire d’avoir à portée de main l’ensemble des outils du quotidien pour écrire, surligner, dessiner, agrafer, scotcher, disposer de feutres de tableau, ou des indélébiles… Le mieux étant de les ranger par catégorie dans des contenants verticaux, ou à l’horizontal avec des séparateurs souvent proposés dans le premier tiroir des caissons.

Il est impératif d’avoir tous les outils de base inhérents à chaque métier et éventuellement un mini-stock d’appoint dans un espace alloué. Une boite spécifique ou un sac dédié permettra d’assurer la centralisation, voire la sécurité. Cet espace pourra être fermé à clef ou permettre un traitement spécifique d’hygiène.

De la même manière, les équipements collectifs doivent être rassemblés et classés par thématique. Pour la partie impression par exemple : il est mieux de centraliser le copieur et les réserves de papiers, de cartouches d’encre, de reliures…

Pour les prises de notes papier

Selon les convictions de chacun, bien se doter de cahiers ou blocs notes, voire de post-it. Contre le gâchis, on peut également recourir à des papiers de brouillon issus d’impressions qu’on ne conserve pas. Il est préférable de s’équiper de cahiers reliés. En effet, les feuilles de blocs ou post-it sont volatiles et peuvent être perdues.

A l’aire du numérique,

  • il est préférable d’envoyer un mail à son collègue (ou à soi-même) pour un message téléphonique, plutôt que de laisser un post-it. Cela laisse une trace, et les informations ne sont pas perdues.
  • Il est possible de scanner sa prise de note pour l’adjoindre au dossier numérique concerné.

Sur le bureau, que les dossiers en cours

Sur le bureau, on ne doit avoir que les dossiers en cours, ainsi que des informations « fraîches », non obsolètes. L’ensemble des dossiers terminés doivent être systématiquement classés, voire archivés et les documents obsolètes non contractuels (catalogues, magazines) jetés.

Le bureau est un lieu de vie

On peut ajouter une touche de soi avec sa décoration personnelle, ses photos de famille. Il ne faut pas oublier de s’hydrater, il est donc recommandé d’apporter sa tasse durable.

Comment ranger son bureau de télétravail ?

Attention, pour bien télétravailler

Il est nécessaire de se constituer un vrai espace de travail à domicile et s’allouer une surface suffisamment grande pour y poser tout son matériel. Il faut aussi se prévoir un siège confortable pour rester longtemps assis.

Le plus simple est d’avoir une station de travail qui permette de centraliser les outils informatiques et les câbles. C’est mieux de favoriser les solutions sans-fil pour faciliter l’installation et de s’équiper des matériels ergonomiques, d’avoir la bonne hauteur de chaise d’écrans Cela sera plus confortable pour travailler, mais également pour être bien installé face à la caméra pour les visioconférences. Les logiciels de visio permettent de flouter l’arrière-plan afin de préserver son intimité lors des appels.

Il est important de se constituer un espace de travail le plus isolé possible de la maison en s’éloignant au maximum du bruit et des sollicitations extérieures. Il ne faut pas rester à proximité d’éléments qui pourraient distraire (TV, livres, loisirs personnels), et se contraindre à ne pas réaliser de tâches ménagères qui peuvent grignoter sur le temps de travail (intendance, cycle du linge…).

L’imprimante individuelle

L’imprimante peut empiéter l’espace de travail. Il vaut mieux la poser un peu plus loin sur un meuble dédié qui rassemblera également des réserves de papiers et de cartouches d’encre.

Les fournitures accessibles et rangées par thème

Il est nécessaire d’avoir à portée de main l’ensemble des outils du quotidien. Le mieux étant de les ranger par catégorie dans des trousses ou des boites verticales/horizontales qui puissent fermer. Cela facilite la mobilité et assure un rangement exhaustif et rapide.

De la même façon, il est impératif de centraliser tous ses outils spécifiques dans un espace alloué : une boite ou un sac dédié pour en assurer la centralisation, voire la sécurité. Cet espace pourra être fermé à clef, ou permettre un traitement spécifique d’hygiène.

Ne pas oublier de prendre soin de soi

Il faut s’octroyer des poses,se lever de temps en temps et marcher, faire des exercices oculaires, respirer, s’hydrater, prendre le temps de manger.

Comment ranger son bureau mobile ?

Contexte

Certains professionnels se déplacent et emmènent leur bureau avec eux pour plus de facilité et de réactivité. Une partie des affaires de bureau vont se trouver dans le véhicule et l’autre dans un sac dédié. Il faut bien répartir et organiser ses affaires.

Dans le véhicule

Le mieux est de s’équiper d’un support de téléphone pratique pour les appels téléphoniques et visio. Une connexion Bluetooth est indispensable tant pour le confort que pour la sécurité. Une fois le véhicule stationné, on peut s’installer un peu plus confortablement et poser le PC sur les genoux. Il existe des plateaux qui se fixent au volant et permettent de constituer un espace de travail.

L’autonomie électrique à anticiper

Pour être pleinement opérationnel, le professionnel en déplacement doit disposer de tous ses appareils électroniques en état de fonctionnement. Les appareils numériques (PC, téléphone) voire certains équipements professionnels doivent être bien rechargés en amont. Pour plus de sécurité, on peut s’équiper de secondes batteries ou d’un chargeur pour allume-cigares.

Disposer des bons dossiers et papiers

Le trieur avec ses intercalaires permet de rassembler au même endroit plusieurs dossiers en cours, tout en les dissociant bien. Ne disposant pas d’imprimante dans le véhicule, il est important de bien anticiper les impressions à faire avant de partir en déplacement.

Ne pas oublier de prendre soin de soi

Il faut s’accorder des poses toutes les 2 heures, s’hydrater, peut-être avoir un casse-croûte au cas-où. Certains ont une couverture pour faire une sieste…

Déplacement en train

il est impératif de prévoir un sur-écran opacifiant ou floutant pour assurer la confidentialité des informations sur le PC. En cas de déplacement dans les trames, il est mieux de ranger le PC et surtout de le verrouiller par mot de passe.

La connexion au wifi public du train n’étant pas sécurisé il est préférable de passer par la 4G du téléphone et de travailler en données mobiles.

Quelles bonnes habitudes pour un espace bureau bien rangé ?

Classement des dossiers papiers et numériques

Le mieux est que chacun suive les habitudes de la société pour l’utilisation des pochettes, des chemises, sous-chemises, classeurs, les boîtes à archives et le rangement dans les armoires. Il faut qu’il y ait congruence entre l’organisation papier et l’arborescence numérique de l’entreprise.

Les lupins sont très pratiques pour consulter des informations papiers mais il faut être vigilant et vérifier régulièrement que les informations sont d’actualité.

Le désencombrement des armoires

Certains moments clefs sont tout à fait indiqués pour faire un point sur l’ensemble des dossiers en cours et l’administratif qui y est associé. La fin de l’exercice fiscal est la période la plus propice à cela et permet de faire un « inventaire exhaustif ». La semaine précédent de longues périodes de congés est idéale également. On peut archiver les dossiers clos, classer les documents des dossiers en cours et cela va clarifier le bureau.

Les rangements réguliers

S’atteler régulièrement au rangement permet de s’assurer d’avoir un rangement fonctionnel, d’optimiser l’organisation des équipes, et de maintenir de la fluidité dans les locaux.

Chaque équipe peut s’octroyer des moments individuels et collectifs afin de débarrasser les espaces de travail de tout ce qui n’est plus d’actualité et qui n’est pas utile à la production.

Quelques petits rituels

Le matin :

  • bien aérer son espace de travail avant de s’y installer
  • faire ou rectifier sa to do list de la journée et de la semaine avant de commencer

Chaque soir :

Ranger son bureau. Cela permet au mental de bien clôturer la journée le soir, et favorise une reprise plus clémente le lendemain matin.

La messagerie et la messagerie instantanée :

  • pour ne pas se laisser submerger par les mails, il est important de fermer la messagerie et d’allouer des temps de travail spécifiques à la messagerie
  • pour ne  pas être interrompu par un message instantané ou un appel visio, il faut bloquer des temps de travail dans son agenda afin d’avoir un statut « occupé ».

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