Organiser ses informations pour être plus zen et mieux travailler


⚡ L’organisation de l’information permet de gagner en sérénité et en performance.

Toute la semaine du 20 Juin, la Qualité de Vie au Travail (QVT) ou Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT), sont à l’honneur.

Le fait de centraliser ses informations professionnelles et personnelles permet de

  • Baisser la charge mentale (tout est noté, tout est accessible)
  • Eviter de perdre du temps à rechercher (en moyenne une journée par semaine de perdue par  personne !!!)
  • Faciliter la manipulation des données
  • Sécuriser son travail (sauvegardes)

Constat

Beaucoup d’informations papiers et numériques sont dispatchées

  • prises de notes papiers, ou numériques en local
  • informations stockées à plusieurs endroits
Centraliser l'information papier et numérique avec Pause Rangement Violaine Brunet Pays de loire

1° objectif : unifier, centraliser, sécuriser

N’avoir qu’une seule fois l’information : exporter les données locales (téléphone, PC local, pièces jointes dans mails, papier) vers une source partagée centralisée (serveur local ou cloud, applications)

Cela permet de faciliter l’exploitation, la collaboration, et la sécurité puisque les données seront régulièrement sauvegardées.

Centraliser l'information papier et numérique avec Pause Rangement Violaine Brunet Pays de loire

2° objectif : organiser et classer pour une meilleure productivité

🔼 L’arborescence doit être adaptée au fonctionnement des équipes de l’entreprise et être agile

🔼 Une bonne convention de nommage permet de retrouver plus facilement l’information

🔼 Une bonne visibilité fait gagner du temps, rend plus efficace, permet d’être plus agile et plus aligné avec la stratégie d’entreprise.

🔼 Un bon classement permet de retrouver facilement

  • des informations en cours (moins de temps perdu à chercher) meilleure réactivité, même en cas d’absence de certains collaborateurs)
  • des informations plus historiques (utiles pour les litiges ; nécessaires pour de nouvelles offres techniques et commerciales).

Les bienfaits ? une meilleure performance !

▶️OPTER pour un rangement et une organisation ALIGNES avec votre STRATEGIE d’entreprise, pour :

  • Alléger la gestion du quotidien et le suivi des dossiers
  • Faciliter la recherche et l’accès à l’information
  • Capitaliser les connaissances de l’entreprise
  • Consolider la collaboration et la coordination des équipes
  • Fluidifier la communication
  • Avoir de meilleurs performances individuelles et collectives
  • Être plus réactif
  • Apporter flexibilité et agilité à votre entreprise
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